Hur arkiverar jag?

VAD SKA SPARAS OCH HUR?
HANDLINGAR ATT SPARA
SPARA ÄVEN Pappershög

MINDRE VIKTIGT ATT SPARA
TIPS OCH RÅD

VAD SKA SPARAS OCH HUR?

Mycket papper blir det i en förening. Protokoll, brev och kvitton –allt skulle kunna vara intressant för en forskare i framtiden och därmed värt att spara. Men av praktiska skäl kan inte allt sparas, ett urval måste göras.

Vad ska man då tänka på när man sitter mitt bland föreningens alla papper och ska välja? Och vad kan man göra för att handlingarna ska bevaras i gott skick så länge som möjligt? Som hjälp i detta vill föreningsarkiven i Västra Götaland ge följande råd och tips. Texten nedan är generellt skriven och praxis kan variera mellan de olika arkiven. För mer information kontakta respektive arkivinstitution.

HANDLINGAR ATT SPARA

Handlingarna som sparas ska belysa föreningens hela verksamhet. Det är handlingar som produceras av föreningen själv samt brev eller liknande som skickas särskilt till just din förening som är av största vikt att spara. Exempel på sådana handlingar är:

•Föreningens egna protokoll med bilagor
Protokoll speglar på ett bra sätt vad som händer i föreningen och är därför viktiga
att spara. I första hand ska undertecknade original sparas.

•Föreningens års-, revisions- och verksamhetsberättelser
Dessa ger en helhetsbild av föreningens verksamhet, även här är det undertecknade original som först och främst ska sparas

•Fotografier
Ger en levande bild av verksamheten, tänk på att notera uppgifter om när och var fotografiet är taget samt vem och vad det föreställer

•Tidningsklipp
Har föreningen synts i media? Spännande! Tänk dock på att eftersom tidningspapper är skört är kopior att föredra i arkivet, glöm inte heller att datera klippen och notera vilken tidning de tagits från.

•Fanor, standar, logotyper, märken
Föreningens ansikte utåt är intressant ur flera aspekter

SPARA ÄVEN:

• Korrespondens
• Affischer, kallelser, flygblad, program, cirkulär
• Års- och slutrapporter
• Kassaböcker
• Stadgar, avtal, kontrakt
• Medlemslistor, medlems- och uppbördsböcker
• Medlemstidningar
• Personalhandlingar
• Handlingar kring tävlingar, resor, fastigheter eller annat som visar vad föreningen ägnar sig åt.

MINDRE VIKTIGT ATT SPARA

Handlingar som är skickade från en annan organisation och inte är direkt ställda till föreningen finns i de flesta fall sparat på annan plats exempel på sådant är:

• Inkommen allmän information från föreningens eventuella förbund eller distriktsorganisation (ex. cirkulär, rapporter, verksamhetsberättelser, trycksaker, reklam)

• Prenumerationslistor och adresslistor behöver inte sparas om medlemsregister finns

•Kontoutdrag, saldobesked, kassarapporter kan kastas om uppgifterna finns noterade i annan ekonomisk redovisning

•Detsamma gäller verifikationer/kvitton. Kom dock ihåg att verifikationer måste sparas i sju år av föreningar med ekonomisk verksamhet som omfattas av bokföringslagen.

•Rekvisitioner, fraktsedlar, följesedlar, offerter, ordererkännande, dubbletter, icke-ifyllda blanketter och formulär kan kastas

TIPS OCH RÅD

• En arkivansvarig i föreningen som ansvarar för att handlingarna finns samlade på ett ställe är att rekommendera för att undvika att papper kommer på villovägar

• Att redan från början skilja på papper som är mer eller mindre viktiga, som ska sparas eller kastas förenklar arbetet mycket då det alltid är svårare att sortera i efterhand

•Tänk på att små hjälpmedel idag kan vara förödande för handlingen i ett längre perspektiv.

-Plastfickor ”äter” efter en tid upp texten på ett papper
-Gem och häftklamrar rostar så småningom och fräter på pappret
-Tejp är helt förkastligt ur arkivsynpunkt
-Gummisnoddar är inte heller att rekommendera då de klistrar fast sig på pappret

•Till protokoll, avtal och andra viktiga handlingar rekommenderas att arkivbeständigt
papper och bläck märkt ”Svenskt Arkiv” används. Både papper och bläck finns att
köpa i bokhandeln. De flesta kopieringspapper är idag åldringsbeständiga, dessa har samma livslängd som arkivbeständigt papper men är inte lika slitstarka.

•Glöm inte att föreningsarkiven finns att vända sig till i alla arkivfrågor och att vi med glädje tar emot, förtecknar och förvarar din förenings material samtidigt som din förening fortfarande äger och bestämmer över det. Kontakta oss för mer information

 

Permalänk till denna artikel: http://www3.arkivportalen.nu/hur-arkiverar-jag/